Since 1 August 2021, all legal entities must positively notify the Transparency Register of their beneficial owner for registration.
Scope of the notification obligation
Every legal entity under private law and every registered partnership as well as foundations, associations, cooperatives and partner companies are obliged to obtain and retain the information listed in Section 19 (1) GWG on the beneficial owners of these associations, to keep it up to date and to notify the Federal Office of Administration immediately for entry in the Transparency Register. This also includes listed companies.
Example GbR
The GbR is subject to notification if it is entered in the company register.
Example of predecessor companies
The notification obligation also applies to pre-companies, unless they are registered in the commercial register within three months of the conclusion of the articles of association.
Automatic registration of associations
Pursuant to § 20a GWG, association board members are automatically entered in the transparency register as fictitious beneficial owners of their association using the information from the register of associations. The association's obligation to register is therefore generally cancelled. The association is only obliged to report if there are actually natural persons who fall under the term ‘beneficial owner’.
The beneficial owner
The management must first determine whether there is a natural person who ultimately owns or controls the company, or at whose instigation a transaction is ultimately carried out or a business relationship is ultimately established (so-called beneficial owner).
When is there a beneficial owner?
A beneficial owner is any natural person who directly or indirectly
own more than 25 % of the capital,
control more than 25 % of the voting rights or
exercise control in a comparable manner (e.g. as a general partner or
through a right of veto).
Example GmbH & Co. KG
For the GmbH & Co. KG, the audit must be carried out for both the GmbH and the KG and reported separately to the Transparency Register.
Example voting pool
If a natural person holds more than 25 % of the votes via a voting pool, they are deemed to be the beneficial owner.
Example Fiduciary shareholder
Kontrolliert der Treuhänder Kapital- oder Stimmrechtsanteile von über 25 % (oder übt er z. B. als Komplementär auf sonstige Weise Kontrolle aus), gelten sowohl der Treuhänder aufgrund seiner unmittelbaren Kontrolle als auch der Treugeber aufgrund seiner mittelbaren Kontrolle als wirtschaftlich Berechtigte.
Auch werden für die Prüfung alle vom Treugeber gehaltenen Anteile zusammengerechnet, wenn diese auf mehrere Treuhänder verteilt sind.
Beispiel Vetorecht bzw. Zustimmungserfordernis
Wenn eine natürliche Person gemäß dem Gesellschaftsvertrag wichtige Abstimmungen der Gesellschaft aufgrund von ihr zugeteilten Vetorechten oder ähnlichen Rechten behindern kann, dann gilt auch sie als wirtschaftlich Berechtigter.
Prüfungsergebnis: Es gibt keinen wirtschaftlich Berechtigten
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Wenn kein wirtschaftlich Berechtigter existiert oder ermittelt werden kann, gilt der oder die gesetzliche/n Vertreter bzw. der oder die geschäftsführende/n Gesellschafter als wirtschaftlich Berechtigter.
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Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
Gemäß § 19 GWG müssen folgende Angaben dem Transparenzregister gemacht werden:
Vor- und Nachname,
Geburtsdatum,
Wohnort,
Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
alle Staatsangehörigkeiten.
Jede Änderung der vorgenannten Angaben muss dem Transparenzregister unverzüglich mitgeteilt werden.
Wenn Sie Fragen zu den oben genannten Themen haben, dann kontaktieren Sie uns gerne – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.